時間管理---工作與生活幸福的鎖鑰

2022-06-06

        人生在世除了身體以外,最重要的資源應該就是時間與金錢了。而對於收入固定、多數時間都投在工作的上班族而言,時間更是珍貴稀缺的資源。

        想想看,如果你擁有花費不完的時間。早上可以睡到自然醒,工作可以慢慢來不著急,下班可以悠哉逛街閒晃去接小孩,或者是去看電影逛誠品。回到家可以慢慢看食譜玩料理,或者出去跟朋友聚餐打屁。吃完晚飯,還有很多時間陪小孩玩或者談戀愛追劇看書玩樂器.......。

        Oh !What a wonderful world?。

        不知道多數是領月薪的朋友,有沒有反算過自己的時薪?法蘭克常常會這樣做。我會用年收入除以一年工作的天數,然後再除以一天工作的平均時數,換算出我的工作時薪。看著我的時薪,從初入職場的一百多塊錢慢慢增加,一直到後來的千元,感覺很有成就,就更願意勞心費力工作而沒有怨言。

        我的職場生涯,一直是在最前線背負業績的業務員跟負責全公司營收的主管。所以,我除了計較自己每小時工作的時薪以外,也會反算依照我所背負的業績金額,計算我每小時平均需要成交多少營收。

        當然,沒有公司會訂定每小時業績目標的(電視購物例外)。我這樣做的目地,主要在於督促自己不要浪費時間。誠如我在多篇文章提到的,我主持一般會議大概十分鐘就結束了。我不喜歡開會浪費時間,真的需要面對面溝通,泰半是因為溝通卡關,或者分派工作的團隊有不清楚的地方。

        所以我開會的主要目的在把卡觀的部分釐清,或者把工作要點講清楚。一旦大家不清楚的地方釐清楚了,其他的事就不用一群不相干的人,坐在會議室裡聽廢話浪費大家的時間。

        我除了對自己的時薪很計較,我對我工作的時間也很計較。工作所需達成的績效難以逃避,沒達成就不能升遷不能加薪,所以我會優先把時間花在這裡。我既不喜歡達不成績效,也不喜歡該下班回家了還要留在公司加班。

        對於我所管理的部屬,我也不能容忍他們在眼下重要工作未完成前,一邊工作一邊私訊上網做私事,然後工作做不完加班裝辛苦。我可以在某個早上終於完成本月重要專案後,之後整個下午允許團隊成員網購追劇,甚至帶頭請他們去喝咖啡慰勞。做為肩負責任的主管來說,團隊裡的部屬拖延就是在浪費我的時間。

        很多書本跟網路上都在教人時間管理。但是就跟戒菸一樣,很多道理大家都知道,除非有急迫性(醫生宣布罹癌)或者清楚知道利之所在,否則道理也就只是道理而已,對我們的工作跟生活完全起不了任何作用。

        讓我們來假設兩個場景:

        場景A:

        如果你明天上班,還沒進公司就想到又是焦慮的一天,又要應付沒完沒了的工作。你在辦公桌電腦前坐下後厭煩的看東看西,過了一小時才開啟工作模式。這時主管喊開會,你在會議室越聽越煩,開完會發現要做的事更多很想辭職。

        回到座位你情緒滿表,不甘不願地又工作了一小時,就又到了午餐時間。下午一點,吃完飯小憩一下又要開始工作。你午後昏沉了一個小時才又回到工作模式,心想工作這麼多反正也做不完就慢慢來。這時你的主管又來加碼叫你多做額外工作,你一臉厭世不甘不願地接下工作,你的主管也一臉不悅地叨唸走開。

        這樣一直耗到下班時間,終於如你預期又要加班了,你隨便吃了碗泡麵繼續工作。你一邊加班一邊想到今天大學同學聚餐,人家在吃大餐聊天而你卻在加班,心裡越想越幹。東摸西摸花了三個小時加班,好像也沒推進多少進度。

        回到家洗完澡摸一摸已經十一點了,你打開電腦上的104,看了半天也沒看到什麼更好的工作,於是隨便投遞幾張履歷後就又無奈的準備上床睡覺。躺在床上,你一想到明天起床,就又要這樣日復一日的燒腦覺得很想哭。

        場景B:

        如果你明天上班一進公司,就覺得精神奕奕戰力旺盛,開始切換戰鬥模式繼續追趕昨天的進度。到了十點主管喊開會,你在會議室一邊開會一邊繼續趕進度,開完會後你把開會交代的急件插入,其他的事用便利貼寫下列為後續代辦事項。

        你在下午三點以前就做完你當天應該完成的工作(永遠做不完的不管)。接下來一直到六點下班,你慢慢地消化那些永遠做不完,或者沒人叫你今天一定要做完的工作。你像打怪一樣,消滅一張又一張的便利貼,眼看它越來越少。

        你在沒人注意時上網偷懶,網購了一件你看很久的洋裝。後來你又躲到廁所跟朋友私訊聊天,閒扯你們都很感興趣帥哥的八卦,強忍住笑怕同事聽到。後來你那位常常天外飛來一筆的主管,臨時又神來一筆丟了額外的工作給你,你饒有餘裕地欣然承接讓他滿意,覺得你是個辦事讓他放心的部屬。

        下班時間到了,很多同事還在埋頭苦幹準備加班。你今天的該做的工作都已做完,但是不好意思先走。你跟大家一樣裝忙一邊收拾東西,半個鐘頭後,趁大家都沒注意時默默離開回家逍遙,還在公司外給了辦公大樓一個飛吻。

        日復一日,你的那位老是搞不清楚進度愛加班的主管,發現別人老是在加班而你卻從不加班。於是他開始心中OS對你起疑。但是當他不清楚的頭腦檢視了你的工作績效跟KPI進度,發現你做的並不比其他人少,他於是摸摸鼻子沒再吭聲。又或許糊塗只憑直覺做事的他並未查核,就嘴賤找你責問,你大可以小聲提醒他你都已經完成工作進度,他再豬頭也拿你莫可奈何。

        做為一個上有老闆的上班族,我們總是認為,你既然已經當到主管,一定很清楚工作的先後順序跟輕重緩急。如果你在職場夠久不是剛來的新鮮人,你真的覺得主管是這樣嗎?所有主管都很清楚部門工作的先後順序嗎?

        如果你遇到這樣有效率的主管,恭喜你!你很幸運。但是我一路上看到的主管跟員工多是頭痛醫頭腳痛醫腳,哪裡冒煙就趕去那裡滅火。還沒失火前就先上網喝茶聊天,上面沒催促就天下太平,等到失火了了再說。

        被動工作既辛苦又沒成就感。但是要主動管理自己的工作跟時間,基本上你要用點心思跳到你主管的位置,去看看他跟他帶領的單位在做些什麼?這其中有哪些你必須承擔?什麼時候要做完?你務必先弄清你工作的全貌,不管多混亂你都必須不斷釐清。

        以前我有一位前輩,總是會在主管下令發動工作前就開始動作,當我們接到命令焦頭爛額如火如荼地開始動作時,他常常優哉游哉地在辦公室後面剪指甲聊天。他後來教導了我一些要領,使得別人只有兩天時間完成的工作,我們可以有多一倍的時間慢慢做,不但準時交差還做得比別人仔細到位。

        現在很多年輕朋友因為不願承擔太多責任,因而對晉升主管興趣缺缺。因為時代觀念不一樣,法蘭克對此也不能多說什麼。但是即便如此,搞清楚後面要做的事,排定自己的工作順序,讓自己都能從容上班準時交差,下班後可以有自己的時間鬼混發呆,對上班族而言也是有益無害吧?

        想要工作輕鬆不常加班,又能準時交差不招麻煩,就必須做好時間管理。要做好時間管理必須主動積極,不能被動等待任人擺布。

        民初的佛教高僧虛雲法師說過:「精進勇猛發大願力,難的會變成易。疏散放逸忽忽悠悠,易的會變成難。」。修行如此,工作如此,人生也是如此。


延伸閱讀:

1.做好時間管理不如改正工作習慣---天下雜誌

https://www.cw.com.tw/index.php/article/5114554

2.影響生產力的五個時間管理誤區---大紀元

https://www.epochtimes.com/b5/21/10/15/n13306859.htm

本圖轉載自今周刊
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