按部就班---工作務必分輕重緩急

2022-09-05

        在職場走跳多年,法蘭克常常會為許多膽小緊張的工作者感到同情,這些朋友誠惶誠恐的工作,但是往往表現不如人意自己也每天緊張焦慮。

        這些工作者都有一個共同的症狀---不用腦。

        我這樣說並不是要責怪他們不用心做事。他們之所以會這樣各有不同的原因,有的跟法蘭克年輕時一樣,因為家境不好經濟拮据,很需要這份工作的薪水來養家活口,因此對於工作過度看重,深怕一個不小心砸了飯碗影響家計。

        還有一種人是天性如此本來就害羞膽小,禁不起主管同事的責難,因此小心翼翼深怕犯錯遭受質疑責備。最後一種是本身就業條件較弱,可能是技能不足或者年紀較長,一旦失去這份工作就不容易再找到一樣條件的工作。

        不管是因為以上什麼原因,如果你是我所說這樣類型的職場朋友,法蘭克在此要奉勸你: 職場是現實的,它不只是台語說的"驚驚袜得頂"而已,你如果一直戰戰兢兢的工作,你不只得不到冠軍,你真的會連參賽資格都被取消。

        在說到如何做好基本工作的技巧以前,我想提醒朋友要先建立以下的心態:

  • 你是來工作不是來乞討的。老闆之所以付你薪水是因為你付出了勞務。
  • 你跟資方的地位是對等的。你可以尊重老闆主管,但是你並不欠他們。
  • 當初老闆主管之所以錄取你,是因為他們覺得你可以勝任這份工作。
  • 如果你在工作上所做的超過當初公司要求,那老闆就已經賺到了。
  • 台灣有勞基法保障勞工權益,公司想要開除你必須顧慮資遣的成本。
  • 即使公司決定開除你,你也可以依照勞基法爭取你應該有的權利。

    在設想了你可能被資遣的最糟狀況後,我們回過頭來看看你的處境。

    你真的會被資遣嗎?

  • 如果你只是偶而(很少)耽誤工作進度,如果你們公司沒有經營困難瀕臨倒閉。即使你人緣不是很好,應該也沒有人在考慮要請你走路吧!
  • 雖然你的老闆主管常常責罵你,但如果他(她)本來就是個愛唸愛嘮叨的人。別想太多!你這麼好用又好罵,沒有人會捨得讓你離開。
  • 也許你的老闆同事常常催你讓你緊張。不要誤以為你自己效率不好動作太慢,純粹只是因為你緊張兮兮的態度讓人不放心,吸引大家有事沒事就督促你。其實你工作效率不錯也沒落後,沒人在考慮要你走路。
  • 你工作很緊張壓力很大,既懷疑老闆要開除你自己也很想公司給你一刀讓你痛快。嗯...,公司很可能沒這打算,想走你得自己勇敢提出來。

        好了!不管你想不想繼續留下來,公司都沒意思要請你捲舖蓋,可是你又工

作的很緊張很焦慮。既然不得不繼續留下來,接下來的日子你要怎麼辦?

先說一下法蘭克工作多年後應對的方法:

        我年輕時在基層跑業務比較單純,主管交代什麼就做什麼,只要在期限內完成就好,不太需要費腦。但是我開始當主管以後,工作就逐漸凌亂了。老闆同儕下屬客戶,全部都可能找我,找我處理的事又多所牽連。

        尤其開始承擔整家公司的管理工作後,從年底跟老闆討論訂定年度營運目標,訂定實現目標的KPI計畫分派給各部門,每週每月追蹤進度開會檢討修正。還有公司營運以及銷售所需的人事財務總務行銷進貨倉儲物流工作,還有公部門來往以及婚喪喜慶交際應酬活動等,事情真的很多。

        一開始我訓練自己腦袋可以同時記住六件事,並且隨時刪除排序。後來事情實在太多記不住也來不及更新,於是我開始隨身攜帶筆記寫了又刪刪了又寫。但是事情一多一忙起來,又常常來不及更新筆記。

        幸好現在手機記事本跟行事曆很好用,只要依照完成時限排定先後順序,有新工作進來時再按須完成時間順序插入,每天早上上班前跟下班前檢視更新。這樣即使要記住一百件事隨時更新排序也不困難,還可以預先提醒你後面排定的行程,幫助我處理工作井然有序不會紊亂。

        大多數的朋友,應該不會像我有這麼多的工作要排序吧!你有養成這樣的習慣,把每天要做的工作排好順序嗎?還是不管完成的時限是什麼時候,你只能先把老闆最初交代你的事做完,你才能再接下一件工作?

        如果你只按照自己的Schedule做事,你真的會忙死急死。

        我們的工作跟生活都是跟著時間在跑,我們大多數的工作也都有完成期限。比如這是下禮拜一開週會要用的週報,比如這是明天經理要的統計數字,比如說這是下午要寄給林老闆的發票。即使你是在第一線販賣產品的銷售員,你也可以跟提出臨時要求的客人說:「請您稍待五分鐘...。」

        基本上我們工作的時間是固定的,或者朝九晚五或者一個班八個鐘頭。基本上公司分派的工作,也都能讓我們在上班時間完成。但是如果你分不清輕重緩急跟先後順序,老是按照自己的tempo做事,不只你自己常常會忙亂焦急,你的主管同事也會被你急死,你就是不折不扣的豬隊友。

        事情做到一半你會忘記?

        親愛的,這真的不是一個好藉口。你可以在電腦上開檔案夾,把每件你做的事命名存檔起來,你眼下必須處理的工作,應該不至於排滿桌面。如果下次打開你還是想不起來做到哪裡,你最好去看看醫生做個檢查。

        你也可以在手機記事本記下工作摘要,提醒自己工作進度。如果你不會寫或者寫了自己也看不懂,那麼放假在家的時間,你千萬不要再喝酒逛街或是追劇。要趕快去找出你唸國中時的國文課本,好好重讀用功複習。

        老闆主管老是隨便插件,排了順序也沒用?

        遇到這樣腦袋混亂的老闆主管,你更應該把工作順序排好,千萬不要跟著他(她)混亂焦慮。你應該在每次隨意插件時提醒他(她)原先交代的急件,以免在你聽話插件以後,他事後(她)發現原先交代的事情比較急,回過頭你沒做好又要罵你,你就只好整天跟著他(她)生氣焦慮。

        老闆永遠是對的,但是做部屬的有義務適時提醒老闆。當你已經提醒老闆手頭正在處理的急件,但他(她)仍然火燒心堅持你插件,這樣事後發現不對也無權再責怪你,假以時日或許還會覺得你做事靠譜開始信賴你。

        能夠清楚明白自己的工作順序,你還可以在完成前面工作後的空檔,提前把後面需要做的工作先準備好,永遠從容不迫知道自己該做什麼。

        不要再當無頭蒼蠅,不要老是指望老闆英明。

        即使你不善交際內向害羞,只要你掌握好自己的工作節奏心中自有定見,你就已經具備在職場最重要的能力,你在職場就已經立於不敗之地。

        這樣老闆不但不會開除你,還會越來越愛你。


延伸閱讀:

1.老闆交代的事,那些緊急?---商週

https://www.businessweekly.com.tw/careers/blog/3003470

1.高績效工作者都有的職場智慧---經理人

https://www.managertoday.com.tw/articles/view/56741


本圖轉載自Bella儂儂
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